Handige voorbeeldvragen voor (digitale) intakes

Een van de onderdelen van je voorbereiding is dat je weet wat voor vlees je in de kuip hebt. Ofwel: ken je deelnemers. Zelfs voor een korte training kan het al handig zijn dan een intake te houden. Zie je je deelnemers langere tijd, dan is het extra belangrijk, ook om commitment te krijgen.

Het mooie van een digitale intake is, dat je de gegevens snel en makkelijk kunt verzamelen en vergelijken. Jij krijgt belangrijke informatie en je deelnemer is al een beetje begonnen met de training. Ik werk graag met Google Forms en Survey Monkey hiervoor.

Ter inspiratie vind je hieronder voorbeeldvragen voor een digitale intake met een korte toelichting. Als je je vragen eenmaal hebt ingevoerd, kun je eerdere formulieren gemakkelijk kopiëren en aanpassen voor een volgende groep. Ook kun je afbeeldingen invoegen. Mijn advies: hou het kort en overzichtelijk – zowel voor je deelnemer als voor jezelf.

1. Jouw voor- en achternaam
2. Je e-mailadres

Vraag je steeds af of en waarom je informatie nodig hebt. Naam en e-mailadres kunnen handig zijn om opdrachten te versturen. Bij digitale intakes kun je bovendien kiezen of het verplicht is om een vraag te beantwoorden of niet.

• Wat is je functie? Of Welke vakken geef je?

Als je verwacht dat sommige antwoorden vaker terugkomen, kun je hier selectievakjes kiezen

• Heb je ervaring [met onderwerp/vaardigheid x] of ben je hier in opgeleid?

Hier kun je ja/nee als optie geven. Vervolgens doorvragen op ja en een of enkele vragen overslaan bij nee. Nu kun je doorvragen op het onderwerp. Dit doe je in een of meerdere vragen. Je kunt hier de optie geven dat mensen meerdere antwoorden aanvinken.

• Wat gaat je goed af bij [onderwerp x]?
• Wat vind je lastig bij [onderwerp x]?
• Wat wil je leren over [onderwerp x]?

Bij al deze vragen zou ik kiezen voor open antwoorden. Hier krijg je veel bruikbare informatie als opleider/trainer, maar het maakt het ook inzichtelijk voor je deelnemers. Let wel op dat je een kader biedt, om te voorkomen dat je deelnemers teleurgesteld raken als hun specifieke situatie niet behandeld wordt.

• Je kunt ook een aantal vaardigheden noemen en vragen hoe je deelnemers zichzelf op dat vlak inschatten of bekwaam vinden. Dit kun je doen door ze daar zichzelf een cijfer voor te laten geven.

• Je kunt ook vragen naar een concrete praktijksituatie. Je geeft een beschrijving van de opdracht en laat deze invullen door de deelnemer. Tijdens de training kom je hier op terug.

• Je sluit af met een ‘dankjewel voor het invullen’. Het kan handig zijn om als slotvraag te checken of je ergens rekening mee moet houden. Bijvoorbeeld in verband met dieetwensen, de gezondheid of persoonlijke situatie. Ook kun je er voor kiezen om in te bouwen dat zij akkoord gaan met een bepaalde tijd die er voor staat met opdrachten aan de slag te gaan. Door een ‘psychologisch contract’ af te sluiten, zullen deelnemers bewuster tijd vrij maken voor de opleiding. En mogelijk krijgen zij op hun beurt weer voldoende tijd van hun werkgever.