Lessen uit de palenbak

Afgelopen week waren meer dan 30 NOBTRA-trainers aanwezig bij de marine in Den Helder. Na een presentatie kregen we de instructie ons om te kleden. Gewapend met veiligheidshelm, overall en veiligheidsschoenen werden we naar de palenbak geleid.

We konden aan den lijve ondervinden hoe we samenwerkten en hoe vermoeidheid en stress – of kuddegedrag ons handelen beïnvloeden.

Waarom een training in niet-technische vaardigheden?

Afschuwelijke vliegtuigongelukken, mislukte operaties in het ziekenhuis, meestal zijn ze het gevolg van menselijk falen.
Om taken goed uit te kunnen voeren, zijn technische vaardigheden belangrijk, maar ook de omstandigheden en tot slot niet-technische vaardigheden.

Bij analyse van vliegtuigongelukken bleek bijvoorbeeld dat meetgegevens klopten. Maar omdat ze zo afweken van wat de piloten verwachtten, gingen zij er vanuit de meetinstrumenten niet klopten. Enkele minuten later vonden honderden mensen de dood. Ook afgaan op de autoriteit van de hoger geplaatste in rang leidde tot problemen: teamleden durfden niet hun mening te uiten of deden dit zo voorzichtig dat er niet geluisterd werd, met fatale afloop.

Deze ervaringen leidden tot de veiligheidstraining CRM (Crew Resource Management). Ziekenhuizen, de luchtvaart en defensie maken hier dankbaar gebruik van. Uit onderzoek is gebleken dat van missies/opdrachten waar iets fout gaat, het merendeel van de fouten te maken had met niet technische vaardigheden.

Mariniers voor 1 dag

Als gasten belandden wij in de palenbak. Gekleed in overall, met een veiligheidshelm en –schoenen kregen we de opdracht van het ene eiland naar het andere te komen. De platforms waren zo klein dat we er met ons team nauwelijks op pasten. We beschikten slechts over een paal van 6 meter (de afstand tussen de eilanden was 5..5 meter) bij het ene team en een touw van 12 meter bij het andere team. Werd er iets of iemand nat of hielden we ons niet aan de andere spelregels, dan werd de oefening stilgelegd en moest het hele team aan wal en een rondje rennen. Dat wilden we natuurlijk voorkomen.

Er zat tijdsdruk op de oefening, als sress-element werden alle ingenomen mobieltjes in een doos in het water gezet en niet iedereen voelde zich even comfortabel op de smalle loopplank naar de eilandjes. En die loopplank werd daarna weggehaald en toen zaten we met z’n allen op een kluitje. Maar als mariniers voor 1 dag gingen we er het beste van maken. Toch ging het al even mis toen we een klein stukje gingen marcheren. De groepen waren voor die oefening ingedeeld op lengte in rotten van drie. De langsten liepen voorop. Hun stappen waren zo groot, dat de mensen achterin het amper konden bijbenen. En als we de bocht om gingen en je liep toevallig in de buitenbocht, dan was het helemaal lastig – tenzij de voorsten bereid waren in te houden. Iedereen weet het, maar de praktijk werkt toch anders..

Het ging zo goed de oefening, en het was leuk om te zien dat de andere teams een rondje moesten lopen: een had de voeten ongemerkt in het water laten bungelen. Toen we het doorhadden werd elk teamlid aangemoedigd tijdens de oversteek, geholpen met tips en onder luid applaus binnengehaald. We waren fantastisch! Toch ging het ook mis bij ons: helemaal op het eind zoefde het touw langs de paal en werd nat. Spijtig, zo vlak voor de finish. Wie zijn schuld was dat eigenlijk?

Afwassen

En toen was het tijd voor de afwas, ofwel de nabespreking.Er zijn 7 soorten niet-technische vaardigheden geïdentificeerd:

• Decision making
• Assertiveness
• Mission Analysis
• Communication
• Leadership
• Adaptability/flexibility
• Situational awareness.

Hussel deze begrippen door elkaar, en je hebt MC SALAD. En hoewel niet altijd een leven op het spel staat, zijn de onderdelen de moeite waard om nader te bekijken.

Decision making: Besluitvorming: het nemen van een beslissing gebaseerd op alle beschikbare (en gedeelde) informatie.

Beslissen konden we wel, dat ging heel organisch. Iemand loopt de loopplank op en de rest volgt. Ook terwijl dat achteraf niet zo handig bleek te zijn (zie communicatie).

We deelden oplossingen, vulden elkaar aan en maakten een plan. En toen lag opeens de paal boven en het touw onder. De touwenexpert en zijn maatje aan de overkant hadden een leuk en snel alternatief bedacht. Maar het zag er wel eng uit..

Assertiveness Assertiviteit: de mate waarin een teamlid voor zijn eigen oordeel/belang binnen een groep opkomt.

‘Hier ga ik niet overheen!’ Tja, en daar zit je dan met je snelle alternatief. Net zo snel als de beslissing was genomen werd hij weer verworpen. Het werd niet eens geprobeerd. Om over na te denken: was het besluit doorgedrukt en werd het daarom niet geaccepteerd? Of was er niet de moeite genomen om anderen met het nieuwe idee vertrouwd te maken?

Het assertieve teamlid durfde zich in elk geval uit te spreken. Was het alleen voor deze persoon zelf of mogelijk ook voor een teamlid, dat schouderklachten had en wellicht niet zou kunnen oversteken?

Als we vragen hadden gesteld, hadden we het geweten. Maar ja, in het vuur van het spel..

Mission Analysis Doelstellingen-/opdracht- of taakanalyse: het plannen en gebruikmaken van alle middelen en personen om het werk/de missie zo goed mogelijk uit te voeren.

Goed bezig: we lazen de taakomschrijving, controleerden het materiaal en of we het hadden begrepen en gingen vervolgens bedenken hoe we dit varkentje konden wassen.

En toch: we hadden niet hardop ons doel geformuleerd. Wilden we risico nemen? Moest er consensus zijn over de aanpak, was er een vetomogelijkheid? Geen idee. Ook niet of we wilden winnen van de andere groep.

O ja, er waren mensen die al eens dergelijke oefeningen hadden gedaan, hoorden we na afloop. Hoe konden we dat gemist hebben?

Gelukkig was er wel een touwenexpert bij ons en een ex-militair aan de overzijde. Dat hadden we dan wel in de gaten.

Communication Communicatie: het uitwisselen van informatie tussen teamleden en andere personen

We communiceerden over het water met ons andere team. Dat ging heel goed vonden we zelf. Eerst even brainstormen, dan oplossingen uitwisselen en vervolgens taken uitvoeren en waar nodig bijstellen.

Maar waarom hadden we dat niet op de wal gedaan? We mochten immers overleggen. Maar nee, we lopen de loopplank op, staan op een kluitje en gaan van daaruit naar elkaar schreeuwen. Curieus… Of zou het komen omdat de ene helft blauwe kaartjes en de andere helft gele kaartjes had gekregen?

Leadership Leiderschap: het bewust beïnvloeden van het gedrag van anderen om, met volledige eigen inzet, gezamenlijk het gestelde doel te bereiken.

In het kleedhok waren veel gele helmen, enkele rode en een paar groene. Omdat ik geel niet zo’n mooie kleur vond, zette ik een rode helm op. En al gauw begon ik me nogal leiderachtig te gedragen. De leider aan de overkant droeg ook een rode helm. Toeval?

Overigens is het wel zo handig om een echte leider te hebben. Aan de overkant hadden we een sterke leider. Prima, mits met goedkeuring van de groep en mits er ook ruimte is voor de teamleden. Bij ons sprong het leiderschap over van de een naar de ander. Dat zorgde soms voor verwarring en besluiteloosheid.  Een van de teamleden nam van nature snel de leiding. Door zich deze keer in te houden, maar wel mee te blijven doen droeg ze bij aan het groepsresultaat.

Adaptability/flexibility: Aanpassingsvermogen is het vermogen:
– van een team(lid) om zichzelf mentaal en/of fysiek aan een verandering aan te passen;
– om het verloop van een taak/missie te wijzigen als de situatie dit vereist.

Pas je aan aan je teamleden, kies de meest voorzichtige optie. Zo luidt een advies om in gevaarlijke situaties het team te beschermen. Ook hier zijn we verschillende keren van gedachten veranderd. En het is ons toch maar mooi gelukt om iedereen veilig aan de overkant te krijgen.

Situational awareness. Omgevingsbewustzijn: het vermogen zich voortdurend bewust te zijn van wat er tijdens het werk (ook op relevante gebieden buiten het team) gebeurt en gaat gebeuren.

De telefoons werden op een gegeven moment  neergezet. iedereen zag het, we vroegen ons even af of onze dure devices er echt in zouden zitten en concludeerden: geen gevaar. We zagen ook de andere teams in de weer. Meer als registratie.

We hadden natuurlijk het andere team kunnen kijken wat daar gebeurt en daar van leren…

Wat leren we hiervan?

Een oefening als deze heeft meer impact dan een boek lezen over leiderschap. Zelf ervaren werkt veel krachtiger, mits er een goede koppeling naar de theorie plaatsvindt. De ‘afwas’ deden we aan de hand van een concrete checklist.

Voor mijn trainingen heb ik weer mooie voorbeelden verzameld. Daarnaast heb ik besloten om meer doe-oefeningen in te bouwen. Andere tips uit het dagje bij de marine lees je in het blogartikel MC Salad bij de marine.

Mijn vraag aan jou: wat haal jij uit deze oefening? En heb jij misschien ook een voorbeeld dat je wilt delen met collega’s? Graag lees ik je reactie of ervaring in het commentaarveld hieronder.